Das Thema Sicherheit spielt bei digitalen Archiven eine wichtige Rolle. Denn wie auch bei den Pendants aus Papier, landet schnell einmal ein Dokument oder eine Rechnung im Papierkorb. Wichtige Mails werden aus Versehen gelöscht, während Informationen weitergeleitet werden und letztendlich nur in einem undurchdringlichen Datenwirrwarr verschwinden und nie wieder auftauchen.

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Unternehmen setzen heute vermehrt auf papierlose Prozesse. Unterlagen werden digital, beispielsweise in Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), erfasst, verarbeitet und verwaltet. Durch die Verwendung eines digitalen Archivs, wie beispielsweise von SER (https://www.ser.de/themen/archivierung.html), werden sämtliche Belege und Schriftstücke nicht nur kosten-, zeit- und platzsparend aufbewahrt, sondern sind auch jederzeit problemlos abrufbar.

Eine große Rolle spielt dabei das Thema Sicherheit: Wie sieht es in Hinsicht auf Datensicherheit und Datenschutz aus? Viele Unternehmen verkennen, dass die Sicherheit elektronischer Dokumente und Akten sehr viel höher ist, als in Papierform.

Sicherheit

Bei einem digitalen Archiv steht die Revisionssicherheit im Mittelpunkt. Dabei werden die digital erfassten Akten über einen langen Zeitraum unveränderlich abgespeichert und aufbewahrt. Verschiedene Module sichern die Daten gegen einen möglichen Systemausfall, gegen Datenverlust, unerlaubte Zugriffe und vieles mehr. Eine systemseitige, auditierbare Dokumentation erfasst sämtliche Zugriffe und Bearbeitungen zuverlässig.

Zusätzlich dazu bietet die Verwendung eines digitalen Archivs noch weitere Vorteile:

  • Steuernachteile vermeiden

    Die digitale Archivierung von Dokumenten wird durch mehrere Faktoren (GoBD, AO, HGB) und gesetzliche Vorgaben geregelt. Das System gewährleistet so, dass alle Unterlagen revisionssicher aufbewahrt werden. So können die enthaltenen Informationen jederzeit abgerufen werden: Vollständig, unverändert, reproduzierbar, maschinell auswertbar und verlustfrei. Betriebsprüfer können so jegliche Vorgänge nachvollziehen – ein Vorteil für das Unternehmen.

  • Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit

    Um auf das System zuzugreifen, erhält jeder Benutzer einen persönlichen Zugang. Durch moderne Verschlüsselungsmethoden können autorisierte Nutzer so auf die Unterlagen zugreifen. Differenzierte Zugangssteuerungen verhindern den Zugriff von Unbefugten auf unternehmenskritische oder geheime Informationen. Durch spezielle Funktionen des digitalen Archivs lassen sich Zugriffe jederzeit nachweisen. So kann stets ermittelt werden, wer zu welchem Zeitpunkt Änderungen in einem Dokument vorgenommen hat.

  • Haftungsrisiken minimieren

    Ein elektronisches Archiv ermöglicht das Speichern aller wichtigen Unterlagen zu jedem relevanten Thema, wie beispielsweise die Durchführung und Ergebnisse von Prüfungen, Informationen über Lieferungen oder die Einhaltung von Qualitätsstandards. Das System ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit über Zugriffe, Änderungen und Archivierungsart. So lassen sich Haftungsrisiken, rechtliche und finanzielle Konsequenzen effizient vermeiden.

  • Schutz von Unterlagen

    Unterlagen können in einem digitalen Archiv sicher vor Verlust, Manipulation, Zerstörung und Diebstahl geschützt werden. Mit dem Einsatz des Systems wird festgelegt, welcher Benutzer auf ausgewählte Informationen zugreifen, sie bearbeiten und löschen kann.

Ein digitales Archiv bietet Unternehmen eine optimale Möglichkeit, Unternehmenswissen jederzeit zugänglich zu machen. Nutzer sparen so Zeit, indem sie per Suchbefehl problemlos nach einer Datei forschen können, ohne in dunklen, unübersichtlichen und verstaubten Archiven auf die Suche nach dem richtigen Dokument gehen müssen. Unternehmen sparen so nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch teure Lagerkosten ein. Außerdem ermöglicht das digitale Archiv durch verschiedene Maßnahmen effektiv unbefugte Zugriffe, Datenverlust und mögliche Systemausfälle.

Durch den Einsatz eines digitalen Archivs lassen sich nicht nur wertvolle Ressourcen sparen und Geschäftsprozesse verbessern, sondern auch gesetzliche Vorgaben erfüllen. Der unternehmensweite Informationspool bietet so eine Vereinfachung wesentlicher Prozesse.